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Qué es el Buró de Convenciones y su importancia en el turismo de negocios

El Buró de Convenciones es un organismo sin fines de lucro cuyo principal objetivo es la captación del turismo de negocios para la ciudad o el destino al que funciona; son conformados por instituciones públicas y con la participación activa de organismos públicos o privados, cámara de turismo, cámaras de comercio, academia u otras entidades profesionales del sector turístico. 

El Buró de Convenciones es en sí, una entidad que facilita información actualizada, especializada y objetiva sobre la infraestructura y servicios con que cuenta el destino, para la organización de eventos tales como seminarios, congresos, convenciones y viajes de incentivo. 

Turismo de congresos y convenciones 

El turismo de congresos y convenciones se puede definir como parte del segmento del turismo de negocios, enfocándose especialmente a la organización de congresos, ferias, convenciones, exposiciones, y viajes de incentivo. (Rodriguez, 2016 )

Una modalidad que consiste en los viajes que se realizan para asistir a reuniones de diversa índole, donde combinan las sesiones de trabajo con los recorridos turísticos o con las actividades y tours que se programen. Estos eventos son de gran impacto para los núcleos receptores, pues su organización y su realización implica el empleo de servicios muy variados, a más del servicio de transporte, alojamiento, alimentación y entretenimiento, también se requiere de salones, equipo, material y personal de apoyo para la ejecución de eventos (edecanes, intérpretes, relacionistas públicos).  (Quesada, 2017 )

El Turismo de Congresos y Convenciones además de enfocarse en la organización de visitas profesionales o reuniones de negocios, se basa también en la actividad turística tal como se la conoce, es decir, en las actividades adjuntas de pasatiempo y recreación en el destino en donde se desarrollan los congresos y convenciones. 

Esta tipología turística es muy rentable y de gran proyección en cuanto a su crecimiento y posición a nivel mundial, debido a la interacción de los participantes que se da en este tipo de encuentros, ferias, y similares, debido a que tienen la facilidad en el intercambio de ideas con otros profesionales de otras nacionalidades. 

Ventajas del turismo de congresos y convenciones al turismo convencional 

Existen algunas ventajas del turismo de congresos o también conocido como turismo de negocios frente al turismo convencional o de masas. (Asociación de Estados del Caribe AEC, 2017 )

  1. El rubro económico que deja es mucho mayor que la de cualquier turista convencional, debido al alto poder adquisitivo que puede ser de tres a siete veces mayor en comparación con el turista convencional. 
  2. Estas divisas se reparten en varios sectores, desde un taxista hasta en hoteles, restaurantes y prestadores de servicios varios. 
  3. Normalmente asisten en grupos numerosos, ya que a una convención pueden llegar hasta 5.000 personas. 
  4. Regula la estacionalidad de la demanda turística (mejora la ocupación en temporadas bajas). Por ejemplo, en ciudades de playa cuando la temporada es baja, reciben grupos de convenciones, otorgando beneficios a los organizadores como precio, atención personalizada. 
  5. El dinero invertido en la promoción de la ciudad como destino de turismo de congresos y convenciones tiene un alto valor de retorno, la inversión pudiera resultar poco, en comparación con toda la derrama económica que deja en la ciudad. Por otro lado, se constituye así mismo como un factor de multiplicación de los esfuerzos promocionales, esto quiere decir que cuando los asistentes a un evento se van contentos con los servicios y de la ciudad en sí, recomiendan las visitas a sus conocidos. 
  6. Los viajeros combinan con mayor frecuencia los viajes de negocios y personales, inclinándose por las actividades culturales y recreativas. 
  7. Normalmente son personas con educación y con un nivel cultural alto, lo que los hace más cuidadosos con la infraestructura, los monumentos, los parques y los servicios que la ciudad ofrece.

Misión de la Buró de Convenciones 

La misión del Buró de Convenciones es básicamente potenciar y desarrollar la promoción de la industria de reuniones, congresos, viajes de incentivos y eventos para grupos en un determinado destino para atraer este tipo de negocio, principalmente a través de 3 procedimientos:

  1. Conectando con los profesionales del turismo corporativo local y ofreciendo todo el apoyo que puedan necesitar para recibir peticiones y por lo tanto, confirmar negocio. El Buró de Convenciones es una base común de las empresas locales sobre la que se pueden apoyar todos esos proveedores de servicios MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions) para reforzar las necesidades de la oferta del destino, desarrollarla y promocionarla juntos uniendo sus fuerzas.
  2. Llegando a planificadores de eventos de todo el mundo, agencias emisoras, empresas nacionales e internacionales (en otras palabras: clientes potenciales) para hacerles llegar información sobre sus socios en el destino, desde hoteles a servicios varios relacionados con los eventos MICE de la zona. El Buró de Convenciones ha de ser la más importante referencia del destino para estos clientes potenciales, ya que les deberá asesorar y guiar a la hora de indicarles la dirección correcta en la que moverse, dependiendo de las características del evento/grupo: tamaño, fechas, tipología, presupuesto, necesidades, expectativas, etc.
  3. Mejorando la conexión entre compradores y proveedores a través de diferentes acciones. Por ejemplo:
    • Organizando visitas comerciales (“roadshows”, “puerta a puerta”) a los principales organizadores y empresas de eventos nacionales e internacionales.
    • Asistiendo a las principales ferias de turismo para representar al destino y a sus miembros.
    • Organizando Fam Trips para que los potenciales clientes acudan al destino y lo experimenten a través de todos los aspectos asociados a un evento MICE: hoteles, espacios de reuniones y celebraciones gastronómicas, actividades de team building y ocio, transporte local, etc. y asimismo poder conocer a los profesionales que gestionan todos esos servicios.

(www.eventplannerspain.com, 2020)

Contar con un Buró de Convenciones es fundamental  para promover a una ciudad como destino de encuentros, congresos y convenciones a nivel nacional e internacional, considerando además que es la oportunidad para el desarrollo de nuevos productos la fortalecer la oferta turística y dinamizar la economía del destino. 

Bibliografía

  • Asociación de Estados del Caribe AEC. (2017 ). Turismo de Reuniones: Conceptualización y Visión Regional. 
  • Quesada, R. (2017 ). Elementos de turismo. Teoría, clasificación y actividad. San José : EUNED Costa Rica .
  • Rodriguez, K. (2016 ). El turismo de congresos y convenciones como aporte al desarrollo turístico del cantón Salinas . La Libertad. : Tesis de pregrado. Facultad de Ciencias Administrativas. UPSE .
  • www.eventplannerspain.com. (21 de septiembre de 2020). Recuperado el 2021 , de https://www.eventplannerspain.com/blog/cuan-importante-es-una-oficina-de-convenciones-para-el-desarrollo-de-un-destino-mice

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Acerca de Edson Larrea Sánchez

🇪🇨 Consultor turístico de la Agencia de Promoción y Desarrollo de Destinos Turistiqueros. Maestría en Gestión de Empresas Turísticas. Coordinador de la Carrera de Hotelería y Turismo del Instituto Tecnológico Superior Vicente Rocafuerte y en la actualidad Presidente de la Asociación de Profesionales de Turismo y Hotelería del Ecuador.