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Tips para novatos que viajan de trabajo

Una de las muchas ventajas del turismo es la apertura de oportunidades o experiencias nuevas que tiene esta industria, no es nuevo escuchar que los que nos dedicamos al turismo “Nos la pasamos viajando” y he de decir que, al menos en mi experiencia, esto es 90% acertado. Existen puestos y roles que requieren que las personas tengan movilidad constante, saltar de un destino al otro, nacional o internacional. Si bien es cierto que la tecnología ha acercado más a las personas y cada día es mas sencillo hacer negocios con la ayuda de la comunicación inalámbrica hay procesos que no han sido sustituidos y que deben de llevarse a cabo frente a frente, en vivo.

Sin embargo, pasártela viajando no quiere decir que estas de vacaciones, o que estés practicando el ocio por puro gusto, viajar por trabajo involucra una serie de responsabilidades y obligaciones que deben de ser cumplidas, horarios, movimientos, transportaciones y todo eso sin dejar de atender tus obligaciones laborales, ya lo dije antes: NO ESTAMOS DE VACACIONES.

Me ha tocado ver, y obviamente en algún momento lo fui, a personas que no saben viajar de trabajo o que aún no desarrollan el sentido común para hacerlo, es cuestión de practica. ¿Recuerdan esa película del 2009 interpretada por George Clooney llamada “UP IN THE AIR” (amor sin escalas en español)?  En donde el protagonista se la pasa prácticamente 90% de su tiempo en aviones y en algún momento debe de hacerlo con una colega un tanto más novata, hay un punto en donde él le tiene que compartir los hacks para que la vida de aeropuertos no acabe con ella. Esa es un poco la intención de este post, recordar las cosas que se nos olvidan, dar tips para hacer más fácil la vida del viajero constante.

1. Viáticos

Comenzando con un punto álgido, pero importante, si es la primera vez que estás viajando y la empresa te esta dando esta gran oportunidad, asegúrate de no echarlo a perder. Antes de viajar investiga con tus compañeros cuáles son los procesos que debes de seguir para solicitar viáticos, y lo más importante, cuáles son los lineamientos que debes de seguir para reportarlos y gastarlos.

Hay compañías que son más flexibles que otras, algunas te dejarán gastar más que otras, la mayoría ya tiene una política de gastos definida y si es la primera vez que vives esta experiencia te recomiendo que te apegues lo más posible a las políticas. Revisa bien tus presupuestos y toma un Excel para hacer un ejercicio en donde consideres cada posible gasto que vas a tener: aviones, camiones, taxis, hospedaje, desayunos, comidas, cenas, propinas (meseros, botones, camaristas), todo. No dejes nada fuera, y si puedes, aumenta un poco más por si en algún momento llegas a tener un gasto inesperado (los vas a tener).

2. Facturaciones

Al menos es México, es indispensable que todos los gastos sean reportados a través de una factura debidamente identificada en una relación de gastos. Antes de viajar asegúrate de tener los datos correctos de facturación con las personas del área contable, toma una hoja de Word y copia y pega las veces que sea necesaria esa información incluyendo tu numero de teléfono y correo electrónico, imprime, corta esas pequeñas tarjetas y guárdalas en la cartera. Hacer esto te va a ahorrar mucho tiempo en restaurantes al momento de pedir tu factura, les puedes dejar las tarjetas con tus datos y ellos te las mandarán después. Para sentirte mas seguro quédate con una copia de cada consumo, en caso de que no lleguen pronto puedas reclamar, o puedes tomarle una foto a cada consumo.

3. Relaciona tus gastos

Hay personas que tienen muy buena memoria y saben exactamente en qué gastan cada peso, yo no soy así, he descubierto que utilizando la aplicación de notas en mi celular puedo ir anotando cada uno de mis gastos después de hacer los pagos lo que me permite tener mayor control y además facilita el proceso de reportes.

4. Smart Outfit

Recordando lo dicho, no estás de vacaciones, y muy probablemente en tu primer viaje tendrás que relacionarte con gente del mismo medio que viajará contigo o incluso te acompañará por largos periodos. Tienes que estar presentable todo el tiempo, el turismo es una de las industrias que mayor enfoque tiene en la apariencia personal, no dejes eso a un lado, procura llevar ropa cómoda pero que demuestre seriedad y profesionalismo. Mujeres: no lleven los tacones más altos, no están saliendo a una noche de copas. Lleven calzado que les permita caminar, estar de pie, correr si es necesario para alcanzar un avión. Por otro lado, considera que en cualquier momento de un viaje de negocios te puedes encontrar a un colega, esto es muy común en los aeropuertos, y no quieres esta impresentable. Si bien es valido viajar cómodo, no lo hagas en pijama y chancletas, elige algo que te permita sentirte en libertad sin perder el estándar. Elige outfits versátiles que te permitan ahorrar tiempo, lo que yo hago al momento de hacer mi maleta es que voy acomodando Outfits y combinaciones que se que puedo usar en próximos días.

5. No cargues de más

Las maletas son un punto muy importante, si vas a comenzar el proceso de viajar te recomiendo que inviertas un poco en una buena maleta (valija) que se convierta en tu compañera, no debe de ser la más costosa, debe de ser una que se sienta segura, que no fallen sus llantas, que pueda cerrar y mantener seguras tus pertenencias y sobre todo que te hará la vida más fácil para moverte.

Es muy común en las posiciones comerciales que además de cargar con equipaje personal tengan que cargar con material para entregar. Procura administrar con anticipación tu espacio y peso, no es necesario llevar 20 kilogramos de ropa para un viaje de 4 noches, carga sólo lo que sea necesario e indispensable. A mi me funciona hacer una lista mental con lo que necesito guardar y lo que definitivamente tengo que llevar, así es más fácil saber si hay algo para descartar.

6. No comas de más

Y con este punto no quiero decir que pierdas la alimentación o que dejes de comer por ahorrarle unos pesos a la empresa, me refiero a que hagan comidas sensatas. He visto casos de personas que con tal de gastar todo el viatico, piden comida de más, para llevar, o piden lo que no pedirían si lo pagaran de sus bolsillos.

Recuerda que la empresa esta confiando en ti, no abuses, come lo que necesitas y lo que de verdad vas a consumir. Por otro lado, si estás en un ritmo viajero, probablemente una comida pesada no es la mejor idea, come ligero y nutritivo, come bien. Eso si, no olvides probar las delicias locales de los lugares a donde llegues.

7. No gastes de más

Esto refuerza mi punto anterior, recuerda que el dinero que vas a gastar no es tuyo, pero eso no quiere decir que lo gastes de una manera irresponsable. Si vas a hacer un gasto asegúrate antes que de verdad exista una justificación al mismo y que además estas causando un beneficio a la empresa. Usa el sentido común y toma decisiones informadas. No quieres que a tu regreso te descuenten de tu cheque tus elegantes cenas.

8. Aprovecha la tecnología

Antes, uno tenia que hacer todo un itinerario manual con cada uno de los datos de viaje, confirmaciones, claves, teléfonos, direcciones, etc. Hoy existen aplicaciones que permiten tener toda esa información en la pantalla de tu celular a tan solo un clic de distancia, aprovéchala, no es necesario que imprimas todo y sigas afectando al medio ambiente.

9. Tu seguridad es importante

Por experiencia les puedo decir que estar enfermo y estar de viaje de trabajo es de las peores situaciones que pueden pasarte. Es necesario tener a la mano y al corriente toda tu información de seguros, así como datos y contactos de emergencia. No salgas de viaje pensando que “nada te va a pasar” porque no funciona de ese modo. Si te enfermas o eres parte de algún accidente, contacta de inmediato a tu jefe y familiares para que estén enterados de la situación y te auxilien en caso de ser necesario.

10. Infórmate antes

La emoción cuando te dicen que te vas de viaje de trabajo por primera vez es muy linda, te hace sentir que algo estás haciendo bien, pero no dejes que esa emoción no te deje ver más allá de tu nariz. Es tu responsabilidad investigar sobre las necesidades de tu viaje, detalles como: visas, pasaporte, permisos, horarios, distancias, vigencias, vacunas, impuestos, etc. Si he visto al menos a una docena de personas que llegan al aeropuerto con el pasaporte vencido y sin seguridad de necesitar una visa para viajar de manera internacional, por lo tanto perder vuelos, son pocos.

11. Administra tus tiempos

¡Perfecto, estás de viaje! Pero eso no quiere decir que habrá alguien más haciendo tu trabajo de vuelta en la oficina. Cuando estás de viaje regularmente tendrás que cumplir con tu trabajo normal más aquel al que fuiste enviado, no te vuelvas loco y procura administrar tus tiempos de acuerdo a la carga de trabajo. Usa los tiempos muertos para adelantar correos o correr algún reporte, las horas antes de abordar un avión, o incluso el periodo de traslado dentro del mismo son excelentes para poder adelantar tus responsabilidades.

12. Conoce a tus compañeros

Los viajes de negocio son la oportunidad perfecta para conocer y tomar experiencia de otras personas que ya lo hacen con mayor frecuencia, habla con ellos, pregunta acerca de sus experiencias de viaje, pídeles tips, pregúntales a dónde salir a comer y salgan juntos. Uno hace amigos, sin duda.

13. Sonríe y sé amable

Si hay algo que te puede abrir muchas puertas estando lejos de casa es ser amable, sonreír. Lo mejor, una sonrisa es universal y todo mundo lo entiende, no seas ese cliente serio que parece que odia la vida. Disfruta de la idea de conocer nuevos horizontes.

14. No todo es trabajo

Voy de nuevo, NO ESTAMOS DE VACACIONES, pero es cierto que hay que aprovechar las oportunidades que nos da la vida, no somos de fríos y de palo. Date el tiempo de explorar la vida del lugar que estas visitando, si ya te hiciste amigos de los del punto anterior salgan y pásenla bien. Visiten los lugares representativos, conozcan un restaurante o incluso hagan un tour. La clave aquí es mantenerte seguro, no te metas en lugares poco concurridos o que claramente podrían representar un problema.

Recuerda mantener tu imagen personal, si bien el tiempo libre es para el ocio de cada quien, nunca sabes quién puede estarte viendo que además conoce a tu jefe.

15. Cuidado con la adicción

Después de varios de estos viajes probablemente te sentirás diferente, felicidades, estás creciendo y aprendiendo, trata de vivir cada una de estas experiencias como si fuera única y recuerda que te están dando un privilegio que no todo mundo tiene, siempre ten en mente la cantidad de personas que desearían estar pasando por una situación como la tuya pero que, infortunadamente, no lo pueden hacer por falta de recursos, educación, salud o un sin fin de razones.

Como puedes ver, los viajes de trabajo no son lo que todo mundo se imagina y no sólo se trata de hacer jugosos tratos, es cierto que son experiencias que te hacen crecer como persona, pero depende de cada uno aprovechar al máximo este tipo de responsabilidades. Si una empresa decide que eres la persona idónea para representarla es porque confían en ti, valoran tu trabajo y, lo más importante, tus jefes están poniendo un voto de confianza.

Cuéntame un poco de tu experiencia viajando por cuestiones laborales ¿qué se me olvido, o qué crees que debería de ser diferente?

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Acerca de Adrián Rodríguez

Adrián Rodríguez
(CDMX, México) "Hotelero Millennial pero turistero desde la cuna. Adoro dar visitas de inspección y comer en el comedor de colaboradores; todo eso mientras me tatuo y tomo un starbucks".