En el ámbito corporativo se habla mucho acerca de los congresos y convenciones ya que son dos útiles prácticas que directa o indirectamente representan un importante retorno de inversión a las empresas, sin embargo, no todo el mundo tiene claros los objetivos y diferencias entre ellas. Por ello le brindamos algunas consideraciones para que tenga claro cuál practicar en su compañía.
¿Qué son los Congresos?
Un congreso es una reunión organizada por asociaciones o instituciones con fines educativos. Los congresos transmiten enseñanzas, nuevas técnicas o actualizaciones en cierta industria. El sector médico es una de las áreas que más congresos organiza actualmente.
Estas reuniones por lo regular cuentan con patrocinadores de la industria relacionada al tema del congreso y la entrada es pagada por cada uno de los asistentes. En algunas ocasiones la cuota puede incluir solo la entrada al evento, mientras que en otras viene incluido el paquete con hospedaje, vuelos, comidas, etc., todo depende de los organizadores.
La mayoría de los grandes congresos son acompañados por áreas de exposición, ante ello las sedes deben contar con la infraestructura adecuada para poder distribuirlos de forma adecuada.
La duración del evento tampoco es estipulada pues los congresos pueden ser desde 1, 2, 5 o hasta 10 días.
Teniendo en cuenta que el congreso debe ser vendido a patrocinadores y asistentes, es ideal comenzar a planearlo con al menos 1 año de anticipación.
¿Qué son las Convenciones?
A diferencia del congreso, una convención es una reunión organizada por una empresa para sus colaboradores, con el fin de transmitir resultados y realizar actividades de integración o servir como incentivo cuando son en destinos atractivos como playas o ciudades internacionales.
Los gastos principales corren por cuenta de la empresa por ejemplo hospedaje, vuelos y alimentos.
En promedio las convenciones reciben desde 50 hasta 400 personas, aunque por supuesto, no hay un límite de asistentes. Algunas empresas cuentan con miles de colaboradores.
Entre los destinos más destacados en México para las convenciones se encuentran las playas y ciudades como Guadalajara, Monterrey, Mérida y Querétaro.
Por la naturaleza del evento, es recomendable comenzar a planear las convenciones con un mínimo de 6 meses de antelación.
En ambos casos (congresos y convenciones) es recomendable contratar a una empresa que se especialice en su organización. Regularmente cuentan con convenios con hoteles, líneas aéreas, sedes, etc., que pueden reducir gastos, además, toman en cuenta detalles que hacen la diferencia entre un evento cualquiera y una experiencia que los asistentes tendrán presente de por vida. Es aún mejor si cuenta con personal certificado que la avalen como experta en su ramo (CMS y CIS son algunos ejemplos) y si pertenecen a organizaciones líderes en la materia como ICCA y PCO México.
Si desea consultar a especialistas en organización de congresos y convenciones, contacte a On Tempo. Visite www.ontempo.mx, escriba a [email protected], llame al 01 800 801 0943 o bien visite las redes sociales FB, TW e IG: @Ontempomx
